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児童票に国の共通様式は無い 保存は義務教育が終わるまで

児童票とは、記載項目と保存期間の基準

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児童票とは、子ども一人ひとりの在籍記録、家庭の状況、成長過程、保育経過を個人ごとにまとめた記録書類です。入園から退園まで1人1綴りで管理し、日々の保育の振り返りと進級時の引き継ぎに使います。国が全国共通の様式を定めていないため、項目の並びも保存期間も、自治体の参考様式と各園の判断で決まります。

東京都福祉局が公表している指導検査の資料では、児童票は「整備すべき帳簿」の項目に置かれていて、未作成と記録不十分が指摘事例として挙がっています。様式が自由でも、作っていないこと自体は検査で指摘されます。

児童票とは何を記録する書類ですか

児童票とは、児童の在籍記録、成長過程、保育経過等を記録したものです。越谷市が参考様式とあわせて公開している説明では、想定される記載として次の4つを挙げています。

  • 在籍・生活圏に係る記録（家族構成・住所・住居環境・かかりつけ医・緊急連絡先・生育歴等）
  • 健康に係る記録（健診結果・予防接種記入欄・罹患状況・出席状況等）
  • 発達状況に係る記録（運動発達・人間関係・知的好奇心の状況・感性・表現力・生活習慣等）
  • 家庭との連携等

同じページには、利用に際して児童の家族構成やかかりつけ医、アレルギーの有無、成長過程など、保護者から必要な情報を得ることが必要だと書かれています。前半の在籍・健康に関する情報は保護者から受け取り、後半の発達状況は園が記録します。1つの綴りに、提出書類と園の記録の両方が入る構造です。

郡山市が公立保育所向けに出している「書類の書き方マニュアル」は、児童票に綴る書類を順番つきで示しています。①児童表・生育歴、②重要事項説明書（入所時のみ）、③母子手帳コピー（入所時のみ）、④面接票等（入所時のみ）、⑤個別計画（作成する子どものみ）、⑥保育経過記録とその別紙（生活管理指導表や事故報告書を含む）の6点です。年度ごとにひとまとめにし、新しいものを上に重ねていく運用まで書かれています。

児童票の記載項目は自治体でどう違いますか

公開されている参考様式を3つ並べると、児童票という言葉が指す範囲が自治体ごとに違うと分かります。

札幌市は「児童票」という1枚の様式を公開しています。入所月日、入所児童のふりがな・氏名・生年月日・現住所、保護者の氏名・続柄・生年月日・勤務先・勤務先住所、家族及び同居人の続柄と生年月日と職種等、父親・母親それぞれの勤務時間と週休の状況が上段に並びます。下段には緊急の連絡先、かかりつけ医、アレルギー（食物・ハチ・その他）、好きな遊び、「家庭ではお子さんをどのように呼んでいますか」といった欄があります。就労状況から呼び名まで、1枚に入っています。

香美市は児童票を番号で分けています。公立保育園の提出書類様式ダウンロードのページには、児童票1（家庭調査票）、児童票2（3歳以上）、児童票2（3歳未満用）の3つが並びます。家庭の情報と子どもの記録を別ファイルにし、さらに子どもの記録を3歳の前後で分けています。緊急連絡・引き渡しカードと予防接種調査票は、児童票とは別の様式として置かれています。

川口市は「児童票表紙」だけを様式として公開し、中身にあたる書類を別のファイルにしています。同じページには家庭調査書、健康記録、発達記録・保育経過記録（0〜2歳児）、発達記録・保育経過記録（3〜5歳児）が並んでいます。児童票は表紙であって、個票の束を束ねる単位という考え方です。

3つを見ると、児童票を1枚の様式とする自治体と、複数の書類を綴じた単位とする自治体があります。自園で使う様式を決めるときは、所管の自治体が参考様式を公開しているかを先に確認してください。欄ごとに何をどこまで書くかは児童票の書き方を公開様式の欄ごとに確認した記事にまとめています。

児童票の作成は義務ですか

児童票という名称で作成を義務づけた国の規定は見当たりません。実務上は、指導検査で作成状況が確認される書類です。東京都福祉局が公表している「指導検査における主な指摘事例と改善策等について」では、「① 保育の状況（ⅸ）整備すべき帳簿」の項に児童票が入っていて、次の指摘事例が載っています。

・児童票が未作成（記録不十分）である。例：保育経過記録がない。

改善策としては、児童票を作成することに加えて、「児童票には、個々の児童の状況を把握するものとして児童の保育経過記録と、児童の保育上必要な最低限の家庭の状況等の参考記録が必要です」と書かれています。記録する内容としては、年度の重点、個人の重点、保育の展開と子どもの育ち、特に配慮すべき事項（子どもの健康状況等）が挙げられています。家庭の情報だけを揃えて保育経過記録が空のままだと、未作成と同じ扱いで指摘を受けます。

記録そのものは保育所保育指針にも書かれています。第1章 総則の3「保育の計画及び評価」の（3）指導計画の展開には、保育士等は子どもの実態や子どもを取り巻く状況の変化などに即して保育の過程を記録し、これらを踏まえて指導計画に基づく保育の内容の見直しを行い、改善を図ること、とあります。同じ3の中には、3歳未満児について一人一人の子どもの生育歴、心身の発達、活動の実態等に即して個別的な計画を作成することも書かれています。生育歴を押さえた記録が0〜2歳児で必要になる根拠は、ここにあります。

児童票は何年保存しますか

全国一律の保存年限を定めた国の規定は見当たりません。自治体が年限を示している例として、郡山市の「書類の書き方マニュアル」は、児童票を「保育所に入所してから満了（退所）するまでの子どもの情報を個人ごとに管理するもので、義務教育が終了するまで保育所で保存することになっています」と書いています。0歳で入所した子どもなら、中学校卒業まで15年ほど園に残る計算です。

同じマニュアルは保管方法にも触れていて、特に配慮を要する個人情報が含まれるため施錠できるキャビネに保管すること、通し番号を付けて随時すべて揃っていることを確認することを求めています。

年限は自治体の文書管理規程や法人の規程で決まるので、自園の年限は所管の自治体担当課に確認してください。郡山市の例を他の自治体にそのまま当てはめることはできません。

児童票と保育所児童保育要録はどう違いますか

児童票は在園中に園が持ち続ける記録、保育所児童保育要録は就学先の小学校へ渡す記録です。郡山市のマニュアルは、作成した保育要録の写し（奥書証明付き）を就学先の小学校長あてに送付し、原本は児童票に綴って保育所で保管すると書いています。要録は児童票から出ていく書類で、出ていった後も原本は児童票の中に残ります。

転所のときも同じ考え方です。同マニュアルでは、転所先に送付するのは写しで、原本は児童票に綴ると説明しています。児童票は園の外に出さず、外に出すのは要録や送付用の記録の写しだけ、という整理になります。

要録を書く時期になって書くことがないと困るのは、在園中の保育経過記録が薄いときです。郡山市のマニュアルも、保育経過記録などのそれまでの記録をもとに子どもが育ってきた過程を振り返って記入すると書いています。年齢ごとに何をどう書き分けるかは児童票の例文を0〜5歳で書き分ける基準で整理した記事を参考にしてください。

児童票を電子データで管理できますか

できます。児童福祉施設の設備及び運営に関する基準の第88条の11（電磁的記録）は、児童福祉施設及びその職員は、記録、作成その他これらに類するもののうち、この府令の規定において書面で行うことが規定されている又は想定されるものについて、書面に代えて電磁的記録により行うことができる、と定めています。令和3年厚生労働省令第55号で追加された条文です。紙の綴りでなければならないという国の縛りはありません。

電子化するときに最初に決めるのは、誰がどこまで入力するかの線引きです。ZuMyが提供する入園書類のオンライン化サービス「zuuumy」が扱うのは、保護者が入力する部分です。児童票・緊急連絡先・生活状況票・健康問診票・食品調査票の5種をオンラインのフォームにしていて、家族構成、かかりつけ医、既往症、アレルギーなどを保護者が直接入力します。園が日々つける保育経過記録は、この5種には含まれません。1枚の児童票に両方が載っている紙の様式をそのまま画面にすると、保護者に見せられない欄が同じ紙の上に残ってしまいます。

保護者から集めた情報を保育ICTへ入れ直す手間は、連携でなくせます。zuuumyはコドモンへのCSV連携に対応していて、入園時に集めた児童・保護者情報をそのまま渡せます（zuuumyとCoDMONのCSV連携）。入園書類の受付から児童票の整備までを1本にしたい園は、zuuumyの資料をご請求ください。

電子化しても、施錠できるキャビネに紙を入れるのと同じ水準の管理は必要です。郡山市のマニュアルが求める「随時すべて揃っていることを確認する」は、電子でもアクセス権限と更新履歴の確認に置き換わるだけで、やることは残ります。

よくある質問

児童票は誰が書きますか

家庭の状況や緊急連絡先などの入所に関する情報は保護者が記入し、保育経過記録や発達記録は園の職員が記入します。越谷市の参考様式の説明でも、利用に際して家族構成やかかりつけ医、アレルギーの有無、成長過程などを保護者から得ることが必要だと書かれています。東京都の指導検査では、園が書く保育経過記録が無いことが指摘事例になっています。

児童票と家庭調査票は同じものですか

自治体によって扱いが違います。香美市は家庭調査票を「児童票1」として児童票の一部に位置づけています。川口市は「児童票表紙」と「家庭調査書」を別の様式として公開しています。自園でどちらの整理にするかは、所管の自治体が公開している参考様式に合わせてください。

児童票の様式はどこで手に入りますか

所管の自治体のホームページで公開されている場合があります。札幌市は児童票のPDFを、川口市は児童票表紙や発達記録・保育経過記録のExcelを、香美市は児童票1・児童票2のExcelを公開しています。越谷市は参考様式をWordで配布しています。公開されていない自治体では、園が様式を決めて作成します。

児童票に通し番号は必要ですか

国の規定にはありません。郡山市のマニュアルは、通し番号を付けておき、随時すべて揃っていることを確認するよう求めています。綴りから1枚抜けても気づきにくい書類なので、欠落を見つける仕組みとして番号を振る運用です。

出典

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